Leistung · KI-Integration
BAROIAN ist die Werbeagentur in Berlin, die KI-Integration für KMU umsetzt: von der Analyse Ihrer Abläufe bis zum laufenden Betrieb. Wir automatisieren wiederkehrende Arbeit, sichern Wissen und machen Ihre Inhalte in der KI-Suche zitierfähig. DSGVO-konform und mit Blick auf den EU AI Act. Die Agentur gibt es seit 2016, die KI-Integration bieten wir seit 2025 an.
KI-Integration für KMU bedeutet, künstliche Intelligenz genau dort in bestehende Abläufe einzubauen, wo sie messbar Zeit spart oder Anfragen bringt. BAROIAN aus Berlin bietet diese Leistung seit 2025 an, nach dem Vorgehen, mit dem die Agentur seit 2016 arbeitet: Wir prüfen zuerst Ihre Prozesse und Daten, bauen dann die passende Lösung und belegen die Wirkung jeden Monat im Report.
Welche Wartung braucht Anlage 4 nach 500 Betriebsstunden?
Filter wechseln, Kette schmieren und die Sicherheitsabschaltung prüfen. Dauer rund 40 Minuten.
Quelle: Wartungsplan 2024, Seite 12
Die meisten KI-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern am fehlenden Anwendungsfall. Deshalb steht bei uns die Analyse vorn: Wir suchen die 2 bis 3 Stellen in Ihrem Betrieb, an denen KI wirklich etwas spart. Erst danach bauen wir, und zwar zum Festpreis.
Kostenlose KI-Analyse anfordernAnwendungsfälle
9 Anwendungsfälle, die sich in kleinen und mittleren Unternehmen bewährt haben. Welche davon zu Ihnen passen, zeigt die kostenlose Analyse.
Rechnungen, Lieferscheine und Verträge landen heute oft als PDF im Postfach und werden von Hand abgetippt. KI liest die Werte aus und übergibt sie an Ihre Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Dadurch sinkt der Erfassungsaufwand deutlich, und Zahlendreher fallen weg.
Wenn der erfahrenste Kollege in Rente geht, geht sein Wissen mit. Ein KI-Assistent auf Ihren eigenen Unterlagen beantwortet Fragen zu Geräten, Abläufen und Sonderfällen. So bleibt Erfahrung im Betrieb, auch bei Fachkräftemangel.
Anfrage kommt rein, Angebot geht raus, Termin wird bestätigt: Solche Ketten laufen automatisch, sobald sie einmal sauber beschrieben sind. Dadurch gewinnen Handwerksbetriebe erfahrungsgemäß mehrere Stunden Büroarbeit pro Woche zurück.
Aus einer Anfrage wird ein Entwurf mit Positionen, Mengen und Preisen, aufgebaut auf Ihren früheren Angeboten. Sie prüfen und geben frei, statt jedes Mal bei null zu beginnen. Gerade bei vielen Kleinaufträgen ist das der größte Zeitgewinn.
Terminwünsche kommen per Formular, Telefon und Mail. Ein Assistent bündelt sie, schlägt freie Zeiten vor und erinnert Ihre Kunden automatisch. Dadurch sinkt die Zahl der vergessenen Termine spürbar, was besonders Praxen und Dienstleistern hilft.
Ein Assistent auf Ihrer Website beantwortet die immer gleichen Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Abläufen. Komplexe Fälle gehen weiter an einen Menschen. Wichtig dabei: Der Assistent gibt sich als KI zu erkennen, so wie es der EU AI Act verlangt.
Das Postfach ist bei vielen Betrieben der eigentliche Engpass. KI erkennt, was Anfrage, Rechnung, Bewerbung oder Werbung ist, und legt alles an die richtige Stelle. Wichtiges fällt dadurch nicht mehr hinten runter.
Fehlende Beschreibungen, uneinheitliche Attribute, veraltete Preise: Genau daran scheitern Shops im Ranking. KI ergänzt und vereinheitlicht Ihre Produktdaten im Zusammenspiel mit unserem Online-Shop, damit Ihr Sortiment gefunden wird.
Ihre Kunden fragen längst ChatGPT, Claude, Perplexity und Google AI Overviews nach Anbietern. Wer dort nicht als Quelle auftaucht, existiert für diese Kunden nicht. Genau hier unterscheiden wir uns von reinen KI-Agenturen: Wir bauen KI nicht nur in Ihre Abläufe ein, sondern sorgen mit unserer SEO- und GEO-Arbeit auch dafür, dass die KI-Suche Sie findet und zitiert. Beides aus einer Hand, von einem festen Ansprechpartner.
47 Prozent der Betriebe sagen, die Auswahl des richtigen Werkzeugs sei die größte Hürde. Deshalb legen wir uns nicht auf einen Anbieter fest, sondern wählen nach Aufgabe, Datenschutz und Budget.
ChatGPT, Claude, Google Gemini und Microsoft Copilot können ähnliche Dinge, aber nicht gleich gut. Der eine schreibt besser, der andere liest Tabellen zuverlässiger, der dritte sitzt schon in Ihrem Office-Paket. Wir vergleichen für Ihren konkreten Fall und begründen die Wahl. Dadurch zahlen Sie kein Abo, das Sie nicht brauchen.
Genauso wichtig ist die Frage, ob ein Werkzeug überhaupt in die Cloud darf. Bei sensiblen Daten prüfen wir Modelle, die in der EU laufen oder im eigenen Haus. Das kostet mehr, ist aber manchmal die einzige saubere Lösung.
Wonach wir entscheiden
Viele Betriebe nutzen KI längst, ohne die Regeln zu kennen. Deshalb gehört dieser Teil bei uns zur Umsetzung dazu, statt später nachgereicht zu werden.
Artikel 4 des EU AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025 für jedes Unternehmen, dessen Personal KI-Systeme nutzt. Der Digital Omnibus hat ihn zum 27. Juli 2026 abgeschwächt: Sie müssen die KI-Kompetenz Ihrer Leute mit Maßnahmen fördern, ein bestimmtes Niveau garantieren müssen Sie nicht. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es trotzdem nicht. Betroffen ist deshalb auch der Betrieb mit 3 Mitarbeitenden, der ChatGPT für Angebotstexte nutzt. Die Maßnahmen müssen allerdings zur Größe und zum Risiko passen, ein Konzernprogramm braucht niemand.
An diesem Tag ist der größte Teil des EU AI Act wirksam geworden, darunter die Transparenzregeln aus Artikel 50. Ein Chatbot muss seitdem erkennbar machen, dass ein Mensch mit einer KI spricht. Auch die nationalen Aufsichtsbehörden arbeiten seit diesem Datum. Wir setzen diese Punkte technisch um: Kennzeichnung, Protokollierung und eine dokumentierte Beschreibung, welche Daten wohin fließen.
Klartext: Wir sind Ihre Werbeagentur, keine Rechtsberatung.
Die technische Umsetzung übernehmen wir. Die juristische Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu einem Anwalt. Das sagen wir lieber vorher, als es Ihnen hinterher zu erklären.
60 Prozent der KMU nennen Datenschutzbedenken als Grund, KI nicht einzusetzen. Diese Sorge ist berechtigt, lässt sich aber sauber lösen, wenn man die Reihenfolge einhält.
Zuerst klären wir, welche Daten das Unternehmen verlassen dürfen und welche nicht. Patientendaten, Personalakten und Konstruktionszeichnungen gehören fast immer in die zweite Gruppe, allgemeine Textbausteine in die erste.
Erst danach wählen wir Modelle und Hosting. Für unkritische Aufgaben reichen gängige Dienste, für sensible Daten kommen EU-Hosting oder lokal laufende Modelle infrage. Dadurch bleibt die Entscheidung nachvollziehbar.
Zu jedem Dienst gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Zusätzlich halten wir schriftlich fest, welche Daten wohin fließen. Damit können Sie die Frage beantworten, die jeder Prüfer irgendwann stellt.
Am Ende steht eine kurze, verständliche Richtlinie: was ins Werkzeug darf, was nicht, und wer im Zweifel entscheidet. Genau diese Richtlinie verlangt auch die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4.
In 4 Schritten vom ersten Gespräch zum laufenden Betrieb. Klein starten, früh messen, dann ausbauen.
Wir schauen uns an, wo in Ihrem Betrieb täglich dieselbe Arbeit anfällt, welche Daten vorliegen und in welcher Qualität. Daraus entsteht eine Liste möglicher Anwendungsfälle, sortiert nach Aufwand und Nutzen. Kostenlos und unverbindlich.
Wir starten mit einem Anwendungsfall, nicht mit einer Gesamtlösung. Dadurch sehen Sie nach wenigen Wochen, ob sich die Sache rechnet, bevor größeres Geld fließt. Der Preis steht vorher fest.
Technik allein ändert keinen Arbeitsalltag. Deshalb schulen wir die Menschen, die damit arbeiten, halten die Regeln schriftlich fest und dokumentieren, wer was gelernt hat. Damit erfüllen Sie zugleich die KI-Kompetenzpflicht.
Danach betreuen wir die Lösung weiter: Modelle wechseln, Preise ändern sich, Abläufe auch. Jeden Monat sehen Sie im Report, was die Integration gebracht hat, in gesparter Zeit oder zusätzlichen Anfragen.
Eine ehrliche Einordnung gehört dazu: Nicht jedes Problem braucht KI. Wo Arbeit selten anfällt oder jedes Mal anders aussieht, ist ein sauberer Ablauf oft billiger und besser als jedes Modell. Wenn die Analyse das ergibt, sagen wir es Ihnen, auch wenn wir daran nichts verdienen.
Eine ehrliche Antwort braucht zuerst eine Gegenfrage: Was genau soll die KI übernehmen? Trotzdem können wir Ihnen eine Einordnung geben, damit Sie nicht im Nebel planen.
Drei Dinge treiben den Aufwand: die Zahl der Schnittstellen zu Ihrer vorhandenen Software, die Qualität Ihrer Daten und die Frage, ob sensible Daten besonderes Hosting brauchen. Ein Assistent auf vorhandenen PDF-Dokumenten ist deutlich schneller gebaut als eine Anbindung an eine gewachsene Warenwirtschaft.
Zur Einordnung: Am Markt liegen Tagessätze für KI-Beratung meist zwischen 1.200 und 2.800 Euro, kleinere Automatisierungsprojekte für den Mittelstand beginnen häufig im vierstelligen Bereich. Dazu kommen laufende Kosten für die genutzten Modelle, oft im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat.
Unser Modell
Ein Pilot mit einem einzigen Anwendungsfall kostet einen Bruchteil eines Gesamtprojekts und beantwortet die wichtigste Frage: Rechnet sich das bei uns? Erst wenn die Antwort ja lautet, bauen wir aus. Dadurch riskieren Sie nie ein Budget für etwas, das im Alltag doch nicht ankommt.
Übrigens: Für Qualifizierung im KI-Bereich gibt es Förderprogramme, etwa über das Qualifizierungschancengesetz. Wir sind keine Fördermittelberatung, sagen Ihnen aber offen, wenn Ihr Vorhaben in diese Richtung passt.
Klartext: Wir nennen keine Pauschalpreise ins Blaue.
Wer Ihnen ohne Blick auf Ihre Daten und Prozesse eine Zahl nennt, rät. Nach der kostenlosen Analyse bekommen Sie stattdessen einen Preis, der hält.
86 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen halten KI für relevant, aber nur rund 23 Prozent haben ein konkretes Projekt umgesetzt. Der häufigste Grund ist kein Budgetproblem, sondern fehlendes Wissen darüber, wo KI im eigenen Betrieb konkret hilft.
Genau dieses Wissen liefern wir, und zwar aus Ihrer Branche. Eine Zahnarztpraxis braucht andere Anwendungsfälle als ein Handwerksbetrieb oder ein Industrieunternehmen. Deshalb starten wir nie mit dem Werkzeug, sondern immer mit Ihrem Arbeitstag. Einen Überblick über alle Bereiche finden Sie unter Branchen.
Dazu kommt der Vorteil, dass wir Ihre Website ohnehin kennen. Wer bei uns eine Website erstellen lässt oder SEO für Google, Bing und die KI-Suche bucht, bekommt die KI-Integration aus derselben Hand. Dadurch entfallen Abstimmungsschleifen zwischen mehreren Dienstleistern, und Ihre Daten bleiben an einer Stelle.
Diesen Abschnitt finden Sie bei Agenturen selten. Wir halten ihn für den wichtigsten, weil er Ihnen Geld spart.
76 Prozent der KMU nennen mangelnde Datenqualität als Problem. Wenn Preise in 3 Tabellen unterschiedlich stehen, macht KI daraus keine Wahrheit, sondern schnellere Fehler. Dann räumen wir vor der KI-Integration zuerst die Daten auf. Das ist unspektakulär, wirkt aber sofort.
Was 3 Mal im Jahr vorkommt, lohnt keine KI-Integration. Der Aufbau kostet mehr, als die Zeitersparnis je einbringt. Solche Fälle erledigen Sie weiterhin von Hand, und das ist völlig richtig so.
Diagnosen, Kreditzusagen, Kündigungen: Hier darf KI zuarbeiten, aber nicht entscheiden. Wir bauen solche Abläufe deshalb immer mit einem Menschen am Ende der Kette, unabhängig davon, was technisch möglich wäre.
Manchmal ist die ehrlichste Empfehlung, gar keine KI einzusetzen. Ein klar beschriebener Prozess, ein besseres Formular oder eine aufgeräumte Ablage lösen viele Probleme günstiger und dauerhafter. Wenn die Analyse das ergibt, sagen wir es Ihnen, auch wenn wir daran nichts verdienen. Genau deshalb steht bei uns die Messung vor dem Angebot.
Jedes Projekt beginnt mit der kostenlosen Analyse Ihrer Abläufe. Danach erhalten Sie ein Festpreis-Angebot, transparent nach Umfang kalkuliert, ohne versteckte Kosten und ohne Knebelverträge. Wir starten bewusst klein: mit einem Anwendungsfall, der sich rechnet, statt mit einem Großprojekt.
Oft ja, aber nicht überall. Es lohnt sich dort, wo täglich dieselbe Arbeit anfällt: Angebote schreiben, Rechnungen erfassen, immer gleiche Anfragen beantworten. Wo Arbeit selten oder jedes Mal anders ist, raten wir ab. Genau das klärt die Analyse, bevor Sie Geld ausgeben.
Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 für jedes Unternehmen, dessen Personal KI-Systeme nutzt. Seit dem Digital Omnibus vom 27. Juli 2026 müssen Sie die KI-Kompetenz Ihrer Leute fördern, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht. Seit dem 2. August 2026 gelten zusätzlich die Transparenzpflichten: Ein Chatbot muss erkennbar machen, dass Menschen mit einer KI sprechen. Wir setzen diese Punkte technisch um. Die juristische Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zu einer Rechtsberatung, nicht zu uns.
Datenschutz entscheidet bei uns die Werkzeugwahl, nicht umgekehrt. Wir klären vorab, welche Daten das Unternehmen verlassen dürfen und welche nicht. Danach wählen wir passende Modelle und Hosting-Wege, dokumentieren die Datenflüsse und schließen die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge. Sensible Daten bleiben, wo sie hingehören.
In den seltensten Fällen. Für fast alle Aufgaben im Mittelstand reichen bestehende Modelle, klug angebunden an Ihre Daten und Prozesse. Ein eigenes Modell zu trainieren kostet viel und bringt selten mehr. Wenn es doch der richtige Weg ist, sagen wir das, und begründen es mit Zahlen.
Ein erster Anwendungsfall läuft meist innerhalb weniger Wochen produktiv, weil wir klein starten und früh messen. Größere Vorhaben mit Schnittstellen zu Warenwirtschaft oder Branchensoftware brauchen länger. Den Zeitplan erhalten Sie verbindlich mit dem Festpreis-Angebot.
Wir sind an keinen Anbieter gebunden. Je nach Aufgabe kommen ChatGPT, Claude, Google Gemini, Microsoft Copilot oder ein Modell infrage, das in der EU oder bei Ihnen im Haus läuft. Entscheidend sind 3 Fragen: Welche Daten darf das Werkzeug sehen, wie zuverlässig löst es genau Ihre Aufgabe, und was kostet es im Monat. Die Begründung für die Wahl bekommen Sie schriftlich.
Damit rechnen wir von Anfang an, denn Sprachmodelle erfinden gelegentlich Antworten. Deshalb bauen wir Assistenten so, dass sie ihre Quelle nennen, und bei wichtigen Abläufen prüft immer ein Mensch, bevor etwas rausgeht. Zusätzlich testen wir vor der Übergabe mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb, nicht mit Beispieldaten.
In aller Regel nicht. Wir docken an das an, womit Sie schon arbeiten: Postfach, Warenwirtschaft, Branchensoftware oder Ablage. Erst wenn ein System gar keine Schnittstelle bietet, sprechen wir über Alternativen. Diese Prüfung gehört zur kostenlosen Analyse, damit Sie vorher wissen, woran Sie sind.
Das übernehmen wir als Teil der Einführung. Wir zeigen Ihrem Team, was das Werkzeug kann, wo seine Grenzen liegen und welche Daten nie hineingehören. Danach halten wir schriftlich fest, wer was gelernt hat. Damit erfüllen Sie zugleich die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4 des EU AI Act.
In der kostenlosen Analyse schauen wir uns Ihre Abläufe an und benennen die 2 bis 3 Stellen mit dem größten Hebel. Unverbindlich, mit klarer Empfehlung, auch wenn die lautet: Hier lohnt sich KI noch nicht.